När du och ditt team har bestämt er för att köra en Alignment Day med Grown och datumet är satt handlar det om att se till att dagen faktiskt ger det den ska ge.
Den här artikeln är till för dig som är intern sponsor — den som drivit beslutet och som nu ansvarar för att rätt förutsättningar finns på plats.
Det är inte svårt. Men det kräver att några saker är klara i förväg.
Din roll som intern sponsor
Som initiativtagare till Alignment har du en alldeles särskild uppgift.
Din roll är inte att försvara eller förklara det vi går igenom — det är vårt ansvar.
Din roll är att se till att rätt personer är i rummet, att ledningen är med och att organisationen är förberedd på vad som väntar.
Det som gör störst skillnad är att du visar att du tar det på allvar. Inte genom att ha alla svar, utan genom att vara närvarande och engagerad under hela dagen.
Hur långt i förväg?
De flesta bokar workshopen 3-5 månader i förväg. Det finns goda skäl till det.
Att få rätt personer i samma rum tar tid. Säljteamet har vissa mål att förhålla sig till. Ledningen har sina. Marknad likaså. Ju fler som ska vara med, desto mer framförhållning behövs.
Timing spelar roll. Ibland finns det saker som behöver vara på plats först — en rekrytering som inte är klar, en organisationsförändring som håller på att landa. Det är bättre att vänta och göra det rätt än att hasta fram det.
Vi genomför ett begränsat antal workshops per månad och en del bokas så långt som ett år i förväg. Boka tidigt för att vara säker på att ditt initiativ går att genomföra när du har tänkt det.
Större företag tar ofta längre tid på sig — ibland upp till ett år från första samtal till genomförd dag. Mindre företag är mer rörliga. Oavsett bokar vi alltid in minst ett förberedande möte innan — ofta flera.
Vi vill veta vilka som är i rummet, vad deras bakgrund är och hur de förhåller sig till innehåll och försäljning. Det kräver tid.
Bokar du för tätt inpå riskerar du att deltagarna inte hinner förstå vad dagen faktiskt innebär. Det riskerar att bli ”ytterligare ett initiativ” – inte startskottet på den gemensamma rean fråmåt (vilket är tanken.)
Ibland är det klokt att börja med en kortare inspirationsföreläsning för ett mindre team — ledningsgruppen eller säljchefer — och sedan genomföra den fullständiga workshopen efteråt. Det sänker tröskeln och skapar bättre förutsättningar för resten.
Kommunikation internt
När datumet är satt skickar vi material du kan använda för att informera deltagarna. En introduktion till vad dagen handlar om och vad som förväntas av dem som deltagare.
Det viktigaste du gör utöver det är att påminna ett par dagar innan. Folk glömmer inte — men de behöver en anledning att faktiskt rensa kalendern och prioritera bort annat just den dagen.
Den som kommer dit med ett möte inbokat direkt efteråt är inte fullt närvarande. Det märks i rummet och smittar lätt av sig till resten av gruppen.
Beslut att fatta i förväg
Tre saker är enklare att bestämma nu än på morgonen när alla sitter i rummet.
Ska dagen spelas in? Det är värdefullt — för deltagare som vill gå tillbaka och lyssna, för nya medarbetare som inte var med, och som underlag för arbetet efteråt. Bestäm det och informera deltagarna.
Vill ni transkribera? Med AI tar det minuter att omvandla en inspelning till text. Enkelt sätt att dokumentera vad som sades och vad ni bestämde er för.
Fysisk eller digital? En hyrd lokal behöver bokas i god tid. Vi behöver veta formatet för att förbereda rätt.
Logistik
Fysisk workshop
Många gånger kombineras Alignment Day med frukost och lunch. Det håller gruppen samlad och ger utrymme för de samtal som uppstår naturligt efter förmiddagen.
De som är med på planeringssessionen stannar kvar. Övriga kan återgå till arbetet eller så sätter vi upp en fördjupande workshop uppdelat i grupper.
Digital workshop
Vi brukar ha som policy att mötet stänger fem minuter efter start. Ingen släpps in efter det. Kommunicera det tydligt i förväg — det handlar om respekt för alla andras tid men är också ett sätt att säkerställa att alla deltagare får samsyn. Inledningen är en av de viktigaste delarna på hela dagen. Utan den riskerar deltagare att inte förstå poängen med övriga delar.
När det kommer till digitala möten så rekommenderar vi att alla sitter vid var sin dator, oavsett om ni sitter i ett och samma rum eller ej. Detta för att vi som workshopledare ska kunna se namn på var och en som deltar och därmed ge lika engagemang för alla.
Inled dagen rätt
Vi rekommenderar att dagen inleds av någon från ert företag t.ex. er vd. Det gör att alla förstår varför vi är här, vilka utmaningar ni står inför och därmed också hur det ni kommer lära er kan hjälpa till att lösa de utmaningarna och nå era mål.
När en ledare inleder dagen med att berätta var företaget befinner sig och varför ni är där landar budskapet annorlunda. Deltagarna förstår att det här är på riktigt.
Cornelia Broqvist på Carasent berättar att deras VD inledde dagen. Det satte tonen. Hela teamet engagerade sig och var med hela vägen.
Håll det kort — 10-15 minuter. Det behöver inte vara polerat – det är viktigare att det är äkta.
Planeringssessionen
Efter lunch samlas en mindre grupp — ofta ledningsgruppen och eventuella nyckelpersoner.
Vi börjar med att gå laget runt. Vad tog varje person med sig? Vad väcker frågor? Vad känns svårast? Alla som var i rummet ska få sätta ord på vad de tar med sig.
Sedan använder vi Growns scorecard för att sätta ett nuläge.
Var befinner ni er idag?
Vad krävs för att lyckas?
Vad hindrar oss?
Scorecardet blir ett slags beslutsunderlag som gör det lättare att prioritera vad som händer härnäst.
Vad händer efter workshopen?
En del lämnar planeringssessionen med en tydlig bild av vad de behöver göra och är redo att sätta igång på egen hand. Det fungerar bra för de som har rätt kompetens internt och kapacitet att driva förändringen utan externt stöd.
Men de flesta inser att det är lättare sagt än gjort. Inte för att de saknar viljan — utan för att vardagen tar vid. De behöver någon som håller dem ansvariga och som hjälper dig igenom de nya prioriteringarna som tränger sig på.
Det är där vi på Grown kan göra skillnad. Inte genom att ta över — utan genom att se till att ni håller tempot och inte tappar det ni satt igång med under dagen.
Hur det ser ut beror på var ni befinner er och hur snabbt ni vill röra er framåt.
