Den enda mötesagendan du behöver (+tips för ett effektivt möte)

Spenderar du, precis som jag, en stor del av din arbetstid i möten?

Som tur är våra möten oftast värdefulla, men ibland blir man inbjuden till något som lika gärna kunde varit ett email.

De flesta gånger det sker handlar det om en och samma sak – dålig planering.

Studier visar att dåligt organiserade möten kostar företag flera miljarder varje år.

Varför är det så? Jo, dåliga och ineffektiva möten får också andra konsekvenser:

• ”Jag sitter så mycket i möten att jag inte har tid att göra resten av mitt arbete”
• ”Otydliga actions som leder till förvirring”
• ”Dålig organisation som resulterar i sämre projektfokus”
• ”Irrelevanta mötesdeltagare som försinkar processen”
• ”Ineffektiva processer som försvagar relationerna”

Det är med denna omskakande verklighet i åtanke som jag vill hjälpa dig att hålla mer målmedvetna och korrekt planerade möten som dina team och kollegor inte anser vara slöseri med tid.

Sättet jag kommer göra det på är genom att dela med mig av en av mina favoritmallar för mötesagendor, samt några av mina bästa tips för att hålla värdefulla och effektiva möten.

Mall för mötesagenda

En grundregel för ett effektivt möte är att använda en agenda. Den här enkla men effektiva agendamallen kan du använda som utgångspunkt för olika typer av möten.

Använd den som den är eller skapa en egen. Det är också helt upp till dig.

Medan vissa personer gillar att skapa unika dokument med rätt logotyper använder en del andra den precis som den är.

4 viktiga delar av en mötesagenda

Syfte: Varför du kallar till mötet? Motivera varför mötet behövs i en mening.

Före mötet: Alla förberedelser som deltagarna måste göra för att mötet ska fungera effektivt och ändamålsenligt.

Agenda: Vad som kommer att ske under mötet och i vilken ordning, med tidsuppskattningar.

Resultat: Vad som kommer att slutföras eller underlättas som ett resultat av mötet.

Hur man genomför ett bra möte (favorittips)

• Om ditt möte kretsar kring att skapa innehåll kan du skicka dina frågor eller förväntningar i förväg och reservera själva mötestiden för diskussion om viktiga lärdomar och för att definiera nästa steg.
• Bjud bara in personer som är absolut nödvändiga för att mötet ska bli framgångsrikt. För dem som du vill hålla i loopen räcker det med ett e-postmeddelande. Mötet kommer bli mycket mer effektivt om de inte är med.
• Skicka aldrig en mötesinbjudan utan en agenda. Det visar på gott omdöme och utgör ett bra exempel för dina kollegor eftersom du inte bara informerar dem, du visar att du värdesätter deras tid. Även om du säger att du kommer skicka en agenda senare så är risken att du faktiskt inte kommer göra det utan hittar ett sätt att komma runt det.
• Även om mötet är en brainstorming bör den ha en agenda. Inled med några inledande kommentarer och inledande frågor (fem minuter) och avsluta mötet med en genomgång av vad som diskuterades och nästa steg (fem till tio minuter).En bra inledande fråga är: ”Varför är vi här?”. Det sätter tonen i möten och påminner om vad som ska diskuteras på mötet och vad vi kan parkera till ett annat tillfälle.En bra avslutande fråga kan vara: ”Nämn en sak du tar med dig från dagens möte och som du ska slutföra inom …. dagar?”. Det låter deltagarna hållas ansvariga för att saker sker även efter mötet.
• Boka inte in 60 min-möten som standard bara för att det är enklare. Öva istället på att hålla effektivare möten. Möten kommer ta upp så mycket eller lite tid som du låter dem. Jag schemalägger mestadels 30-minuters möten. Det sätter lite press både på mig och deltagarna att snabbt komma till sak och deltagarna brukar uppskatta att jag är rädd om deras tid.
• Var tydlig med vad du förväntar dig att deltagarna gör före mötet t.ex. om det är något de ska läsa på innan. Kontrollera gärna att deltagarna gjort hemläxan före mötet och överväg att flytta mötet om deltagarna inte läst innehållet. Ställ lite kvar och låt det inte vara OK att de inte förberett sig – då fortsätter de bara att undvika uppgifterna du skickar till dem nästa gång.